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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DES DONNEES

La présente Politique de confidentialité des données est conclue entre D’UNE PART, la société EXPERIENCES, Société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 6 000 EUROS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille Métropole sous le numéro 983 993 312 et domiciliée au 253 Boulevard de Leeds Lille EURALILLE (59777) agissant en qualité de Responsable de traitement ET D’AUTRE PART toute personne physique soumettant sa candidature à EXPERIENCES ou dont la candidature a été collectée indirectement par EXPERIENCES(ci-après le “Candidat” ou "VOUS”).

La société EXPERIENCES (ci-après "NOUS” ou « EXPERIENCES ») est un cabinet de recrutement destiné au recrutement, au placement de salariés, au conseil et à la formation.

EXPERIENCES s'engage à protéger et à respecter les données personnelles des Candidats.

Les Parties sont ci-après individuellement désignées par “la Partie” et collectivement désignées par “les Parties”.

1.OBJET

1.1. La présente politique de confidentialité des données personnelles (ci-après la “Politique”) a pour objet de décrire de façon claire et synthétique les conditions dans lesquelles sont traitées les données personnelles (ci-après “Donnée(s) personnelle(s)”) de toute personne physique ayant transmis directement ou indirectement sa candidature à EXPERIENCES (ci-après “Candidat(s)” ou “Vous”) à des fins de recrutement, de placement en entreprise ou de mise en relation (ci-après les “Services”).

En effet, lorsque EXPERIENCES traite des données personnelles suite au dépôt en ligne d’une candidature ou lors de la recherche de Candidats pour les Recruteurs, NOUS sommes soumis aux réglementations en vigueur relative à la protection des données personnelles.

Sont ainsi applicables à EXPERIENCES, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« règlement général sur la protection des données », dit « RGPD »), la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, les recommandations et doctrines de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) ainsi que les lignes directrices du Comité européen de la Protection des Données (EDPB) et enfin toute autre disposition légale ou règlementaire qui viendrait s’y ajouter et/ou substituer (ci-après ensemble, la « Réglementation applicable »).

1.2. Pour les besoins des présentes, les termes commençant par une majuscule au sein de la présente Politique de confidentialité ont le sens qui y est expressément défini ou qui leur est attribué par la Réglementation applicable.

2.IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Au sens de la Règlementation applicable, le Responsable de traitement est la personne morale (entreprise, etc.) ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données, c'est-à-dire l’objectif et la façon de le réaliser.

S’agissant du Sous-traitant, il s’agit de la personne physique ou morale qui traite des données pour le compte d'un autre organisme (ex : un recruteur), dans le cadre d'un service ou d'une prestation.

Dans le cadre de ses activités, EXPERIENCES peut agir aussi bien en qualité de Responsable de traitement que de Sous-traitant.

EXPERIENCES agit en qualité de Responsable de traitement notamment lorsqu’il recueille les données du Candidat afin de constituer une CVthèque, laquelle pourra permettre à EXPERIENCES de communiquer les candidatures auprès des entreprises clientes (ci-après « Recruteur »).

3.DE QUELLE FAÇON COLLECTONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Afin de bénéficier de nos Services, Nous collectons et traitons Vos Données à caractère personnel. La collecte de Vos Données personnelles peut s’effectuer dans un premier temps au moyen du Site ou de tout autre support utile. La collecte de Vos Données personnelles a lieu à l’occasion de la navigation et l’utilisation de nos Services sur le Site.

a.Collecte de données personnelles directement auprès du Candidat

Nous sommes amenés à traiter des données personnelles lorsqu’un Candidat Nous adresse sa candidature de manière spontanée sur notre site internet (formulaire dédié sur le Site) ou par tout autre mode de communication (courriel, courrier postal).

Cette candidature pourra être conservée, selon les conditions définies ci-après, afin d’alimenter la CVthèque d’EXPERIENCES, laquelle nous permettra de pourvoir aux demandes de nos entreprises clientes (Recruteurs).

En déposant sa candidature, le Candidat consent aux traitements mis en œuvre par EXPERIENCES dans les conditions définies au sein de la présente Politique.

EXPERIENCES accuse réception de chaque candidature déposée par le Candidat.

b. Collecte indirecte des Données personnelles auprès du Candidat

Dans le cadre de ses missions de recherche et de sélection, EXPERIENCES collecte les Données personnelles de certains Candidats en passant par des services ou plateformes édités par des tiers (CVthèque en ligne, etc).

Ces services tiers ayant préalablement collecté les Données personnelles directement auprès du Candidat.

Conformément à la Règlementation applicable, EXPERIENCES s’oblige à informer le Candidat de la collecte de ses Données personnelles, et ce dès que possible, notamment lors du premier contact avec lui, et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la collecte des Données personnelles.

4.QUELLES CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES SONT COLLECTÉES ET TRAITEES PAR EXPERIENCES ?

4.1. EXPERIENCES applique, par défaut, les principes de minimisation et de protection des Données personnelles dans l’exécution de ses Services (« privacy by design » et « privacy by default »).

Les Données personnelles que NOUS recueillons et traitons peuvent varier en fonction de nos Services et de la finalité du traitement de Données mise en œuvre.

EXPERIENCES rappelle aux Candidats qu’aucune information les concernant personnellement ne peuvent être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à leur connaissance.

4.2. En fonction des fonctionnalités utilisées, EXPERIENCES collecte et traite les catégories de Données personnelles suivantes VOUS concernant :

a) Collecte directe de Données personnelles auprès du Candidat :

De manière générale, Nous recueillons toute information que Vous nous fournissez lorsque Vous utilisez nos formulaires de candidatures. Veuillez noter que seuls les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires, les autres informations ou Données personnelles que Vous nous partagez sont à votre entière discrétion.

En conséquence, ne sont collectées que les Données personnelles strictement pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles Vos Données sont traitées, à savoir notamment :

- les données d’identité : civilité, nom, prénom, date et lieu de naissance.

- les données de contact : adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone.

- les données de nature professionnelle : les données contenues au sein de votre Curriculum vitae et lettre de motivation, à savoir notamment les détails de votre formation, diplômes et expérience obtenus, le cas échéant, les références du Candidat, les liens pointant vers le profil du Candidat sur les réseaux professionnels en ligne, etc.

- Historique de navigation sur le Site lorsque Vous avez consenti au dépôt de cookies et traceurs sur notre navigateur (Voir notre Politique Cookies).

Le défaut de fourniture de ces données rend impossible l’enregistrement de vos Données personnelles au sein de notre CVthèque et/ou votre participation à un processus de recrutement en cours.

Lorsque Votre candidature semble correspondre au profil recherché par un Recruteur, Vous entrez dans un processus de recrutement.

Dans ce cadre, les Données personnelles suivantes peuvent être collectées en sus des précédentes :

- le cas échéant et en fonction de la nature du poste envisagé, les résultats de tests et de toute autre méthode utilisée dans le cadre du recrutement permettant de mesurer les capacités du Candidat pour le poste proposé. Les résultats du test sont principalement exprimés sous la forme d’une note. Le Candidat est informé avant le déroulement du test, des modalités de notation ainsi que de son importance dans la décision de recrutement. Ces méthodes et techniques sont pertinentes au regard de la finalité poursuivie.

- toute information personnelle strictement nécessaire à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou à la mesure de vos aptitudes professionnelles Vous seront demandées pendant la phase de sélection. Ces Données personnelles présentent un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. À cette fin, Nous vous demanderons des données relatives aux diplômes que Vous avez obtenus, à vos expériences professionnelles, à vos compétences et aptitudes professionnelles en lien avec le poste proposé.

Dans le cas où Votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat, il peut arriver à titre exceptionnel que NOUS vous demandons la transmission des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires à réaliser par Votre employeur.

La communication de certaines catégories d’information et justificatifs (état civil, domicile, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour, etc.) a un caractère réglementaire pour les candidatures retenues. En conséquence, la non fourniture de ces données rendra impossible la conclusion du contrat de travail.

b) Collecte indirecte de Données personnelles Vous concernant :

Afin de constituer une CVthèque, rechercher les profils les plus adaptés aux besoins des Recruteurs ou compléter votre candidature transmise directement, EXPERIENCES peut être amené à recueillir des Données personnelles vous concernant auprès de tiers, telles que :

• Des informations obtenues sur les réseaux sociaux professionnels ;
  
• Des informations obtenues via un cabinet de recrutement ;
  
• Des informations obtenues via des CVthèques en ligne auxquelles vous avez soumis votre candidature ;
  
• Des informations obtenues auprès d’anciens employeurs du Candidat (prise de référence).
  

La collecte indirecte de Données est soumise aux dispositions de la Réglementation applicable notamment en termes d’information du Candidat.

5. QUELS SONT LES OBJECTIFS POURSUIVIS PAR NOS TRAITEMENTS DE DONNÉES PERSONNELLES - LEURS DURÉES DE CONSERVATION - LEURS BASES LÉGALES ?

6. QUI ACCÈDE AUX DONNÉES RECUEILLIES A L’OCCASION DE L’EXAMEN DE VOTRE CANDIDATURE ?

Votre dossier est traité de manière confidentielle. Seuls ont accès aux Données à caractère personnel les responsables des services intéressés par votre candidature (chargés de recrutement, consultants externes, managers, etc.). En cas d’issue positive au processus de recrutement, et afin de finaliser le recrutement, EXPERIENCES sera amené à transmettre certaines informations aux Recruteurs.

6.1. Accédants aux Données

Les accédants désignent les personnes qui, au sein d’EXPERIENCES, sont appelées à effectuer les diverses opérations de traitement en lien avec Vos candidatures et les demandes à pourvoir de nos Recruteurs, il s’agit des services internes d’EXPERIENCES.

Les catégories de salariés suivantes peuvent habituellement obtenir la transmission des Données personnelles issues de Vos candidatures : chargés de recrutement, consultants.

6.2. Destinataires de vos Données personnelles

Le destinataire est défini comme toute personne ou tout organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

Sous réserve de ce qui suit et de la Réglementation applicable, EXPERIENCES est amené à divulguer Vos Données personnelles aux Recruteurs afin qu’ils puissent évaluer au mieux votre profil Candidat.

EXPERIENCES s’engage à ne divulguer des Données personnelles uniquement à des Recruteurs assurant un degré de conformité conforme aux exigences règlementaires.

6.3. Sous-traitants d’EXPERIENCES

EXPERIENCES peut être amené à sous-traiter à des sociétés tierces la réalisation de certaines prestations nécessaires au recrutement.

Vos Données à caractère personnel peuvent, dans le cadre strict des finalités mentionnées au point 4, être transmises à nos sous-traitants en vue de leur traitement et uniquement suivant nos instructions précises. En pareille situation, nos partenaires agissent en qualité de sous-traitant (« Sous-traitant »), au sens des dispositions du Règlement européen dit « RGPD ».

- La société Wish (BOONDMANAGER), société par actions simplifiée unipersonnelle au capital social de 73 765située au 6 RUE PORSTREIN, 29200 BREST (France), RCS Brest 518 346 416 peut accéder à Vos Données personnelles, en qualité de Sous-traitant.

La société Wish (BOONDMANAGER) édite la solution logicielle ERP utilisée par EXPERIENCES en qualité d’ERP. Ce Sous-traitant assure l’hébergement des Données personnelles recueillies sur la plateforme Boond Manager et agit uniquement sur instructions précises d’EXPERIENCES.

Les données personnelles archivées et stockées par la solution logicielle BOONDMANAGER sont hébergées par la société OVH, domiciliée 2 rue Kellermann - 59100 Roubaix.

- Le cas échéant, des consultants externes en recrutement intervenant ponctuellement afin d’assister EXPERIENCES dans le cadre de ses missions de recrutement.

- La société Shark Conseil, société à responsabilité limitée au capital social de 5000 euros, dont le siège social est situé au 9 rue Jouffroy d’Abbans à Lyon (69009), immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 790 445 001 peut accéder à Vos Données personnelles en qualité de Sous-traitant. La société Shark Conseil édite le site Internet jobposting.pro, utilisé par EXPERIENCES pour mettre en place son formulaire de contact à destination des Candidats.

Les Données personnelles collectées par le biais du site Internet jobposting.pro et de ce formulaire sont hébergées par la société OVH, domiciliée 2 rue Kellermann – 59100 Roubaix.

Droit d’accès

Le droit d’accès Vous permet, d’obtenir auprès de tout responsable de traitement :

- La confirmation que le responsable de traitement possède ou non des données le concernant ainsi que les données sur lesquelles le Recruteur s’est fondé pour prendre une décision et leurs sources ;

- La copie de ces données ;

- Certaines informations relatives aux caractéristiques du traitement (finalités poursuivies, durées de conservation projetées, identité des destinataires ou catégories de destinataires, etc.).

Le droit d’accès s’applique aux seules données concernant le Candidat, collectées directement auprès de Vous et aux données éventuellement collectées auprès de personnes tierces (anciens employeurs, etc.). Toutefois, la communication de ces données ne devra pas porter atteinte aux droits des tiers (secret des affaires, la propriété intellectuelle, droit à la vie privée, secret des correspondances).

Droit de rectification

Le droit de rectification Vous permet de :

- Corriger des données inexactes ;

- Compléter des données en lien avec la finalité du traitement.

Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement Vous permet de demander l’effacement de vos données si :

- Elles ne sont plus nécessaires au regard de l’objectif poursuivi ;

- Elles ont fait l'objet d'un traitement illicite ;

- Elles doivent être effacées pour respecter obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l'État membre auquel le responsable du traitement est soumis ;

- Le consentement constitue la base légale et est retiré ;

- La personne concernée s'est opposée au traitement et il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ou lorsque les données sont traitées à des fins de prospection.

Ce droit peut être écarté dans un nombre de cas limités. En effet, il ne doit pas aller à l’encontre notamment :

- de l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information ;

- du respect d’une obligation légale ;

- de l’utilisation des données si elles concernent un intérêt public dans le domaine de la santé ;

- de leur utilisation à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ;

- de la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice.

Droit d’opposition

Si le traitement est fondé sur la base légale de l’intérêt légitime, Vous avez le droit de Vous opposer aux traitements ultérieurs de ses données pour des raisons tenant à sa situation particulière.

Le responsable de traitement doit alors cesser de traiter ses données sauf s’il existe des motifs légitimes et impérieux à traiter les données concernées ou que celles-ci sont nécessaires à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Si le droit d’opposition peut, dans certains cas, entraîner la suppression de vos données, celle-ci n’est ni automatique ni systématique.

Droit à la limitation du traitement

Le droit à la limitation du traitement complète l’exercice des autres droits : lorsque Vous exercez votre droit d’opposition ou votre droit de rectification, le Responsable de traitement dispose d’un délai pour y répondre.

Durant ce délai, Vous pouvez demander à ce qu’EXPERIENCES gèle les données concernées et qu’il ne les utilise pas pendant cette période.

Droit à la portabilité

Le droit à la portabilité Vous permet de demander :

- La récupération de vos données ;

- Le transfert de vos données vers un organisme de votre choix sous réserve de deux conditions :

o les données font l’objet d’un traitement automatisé ;

o le traitement est fondé sur la base légale du consentement de la personne concernée ou sur l’exécution d’un contrat.

7.2 Modalités d’exercice de vos droits

Ces droits peuvent être exercés sur simple demande de votre part, sous réserve de justifier de Votre identité par tout moyen. Vous pouvez utiliser le formulaire du contact disponible sur le Site.

Lorsqu’il existe un doute raisonnable sur l’identité de la personne concernée, EXPERIENCES peut demander de joindre tout document permettant de prouver Votre identité, par exemple pour éviter les usurpations d’identité.

L’exercice de l’ensemble de ces droits est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables peuvent exceptionnellement être demandés dans certains cas d’exercice du droit d’accès (par exemple en cas de demande d’une copie supplémentaire).

Pour exercer vos droits ou en cas d’interrogation relative aux Traitements de Vos Données personnelles, Vous pouvez contacter le Responsable de traitement (EXPERIENCES) de la manière suivante :

Par courriel : dpo@exps.fr

Par voie postale : EXPERIENCES, 253 boulevard de Leeds Lille EURALILLE 59777 FRANCE

Le Responsable de traitement s’engage à Vous répondre dans les meilleurs délais, et au plus tard, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Si besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées au Responsable de traitement. Dans ce cas, Vous serez informé(e) de cette prolongation et des motifs du report.

8. SECURITE ET CONFIDENTIALITE DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Conformément à la Réglementation applicable, le responsable de traitement met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Ces mesures sont définies par chacun, en tenant compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques.

EXPERIENCES applique des mesures strictes de confidentialité des données, afin d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.

Par exemple :

-La gestion de la sous-traitance des données ;

La sécurisation et restriction d’accès aux locaux de EXPERIENCES.

9. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente Politique de confidentialité des données personnelles est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par Nous, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle, interprétation des autorités de contrôle ou évolution quant aux traitements de données personnelles mis en œuvre par EXPERIENCES. En cas de modifications, celles-ci seront applicables dès la mise en ligne de la Politique mise à jour et dans les conditions prévues par la Réglementation applicable.

10. DROIT APPLICABLE ET LITIGE

La présente Politique de confidentialité est soumise au droit français.

Si malgré les efforts d’EXPERIENCES pour préserver la confidentialité de vos données et protéger votre vie privée, Vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, Vous bénéficiez alors de la faculté d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), www.cnil.fr.

Dernière mise à jour de la Politique de confidentialité des données : 05/02/2024